萍乡市档案管理办法

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萍乡市档案管理办法

江西省萍乡市人民政府

萍乡市人民政府
萍府发〔2002〕18号

萍乡市人民政府关于印发《萍乡市档案管理办法》的通知
各县（区）人民政府，市政府各部门，驻萍中央、省属各单位：

《萍乡市档案管理办法》业经市人民政府第6次市长办公会议讨论通过，现印发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。

二OO二年七月二十三日

萍乡市档案管理办法

第一章总则

第一条为加强档案管理，确保档案的安全完整和有效利用，为国民经济建设和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）、《中华人民共和国档案法实施办法》（以下简称《档案法实施办法》）和《江西省档案管理条例》（以下简称《条例》）的规定，结合本市实际，制定本办法。
第二条本市行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事档案的接收、收集、整理、保管、利用和公布等管理活动，适用本办法。
第三条本办法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第四条市、县（区）人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业建设列入本级国民经济和社会发展计划，建立健全档案工作机构，保障档案事业发展。
机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，把档案工作列入工作计划和目标管理，创造必要条件，依法保障档案工作的开展。

第二章档案机构及其职责

第五条市、县（区）人民政府档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，依法履行下列职责：
（一）负责《档案法》、《档案法实施办法》、《条例》等法律法规在本行政区域内的贯彻执行；
（二）制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度，并组织实施；
（三）监督、指导本行政区域内的档案工作，依法查处档案违法行为；
（四）组织、指导本行政区域内档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训。
第六条乡镇人民政府和街道办事处应当建立档案室，依法履行下列职责：
（一）贯彻执行有关法律、法规和上级有关方针、政策；
（二）集中管理本机关的各种门类和载体的档案及与档案有关的资料；
（三）对所属企业、事业单位以及村（居）民委员会的档案工作进行监督和指导；
（四）掌握所辖范围档案工作情况，定期向县（区）档案行政管理部门报送档案工作基本情况统计表和档案资料目录；
（五）开发档案信息资源，向社会提供利用。
第七条村（居）民委员会应当指定人员负责档案的收集、整理、保管和利用工作，并为档案工作的开展提供必要的条件。
第八条机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，依法履行下列职责：
（一）贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针、政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度；
（二）指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；
（三）集中统一管理本单位的各种门类和载体的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；
（四）开展档案工作目标管理，创造条件，实现档案管理的规范化、标准化与现代化；
（五）监督、指导所属机构的档案工作。
第九条市、县（区）各类档案馆的设置应当符合国家有关档案馆的设置原则和布局规定。
市、县（区）国家档案馆的设置，由同级人民政府批准。
专门档案馆、部门档案馆的设置，经同级人民政府档案行政管理部门审核同意，报同级人民政府批准。
企业事业单位档案馆的设置，由企业自主决定或者经其主管部门批准，报省人民政府档案行政管理部门备案。
第十条市、县（区）各类档案馆按照《条例》第十二条的规定，负责接收、收集、整理、保管各分管范围内的档案。

第三章档案的管理

第十一条市、县（区）人民政府档案行政管理部门应当按照规定进行档案登记。市、县（区）、乡（镇、街）各类档案馆（室）应当按照档案行政管理部门的要求做好档案统计工作。
第十二条机关、团体、企业事业单位和其他组织及其工作人员在公务活动中形成的按国家、省规定应当归档的材料，由本单位文书或业务部门收集整理，定期交单位档案机构或者档案工作人员集中管理。任何单位和个人不得据为己有、拒绝归档或者自行销毁。
国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。
第十三条本行政区域内重大的政治、军事、经济、科学、技术、教育、文化、宗教等活动和重要人物、杰出人物在其公务活动中形成的对国家和社会有保存价值的各种档案，承办单位应当做好收集、整理工作，并在活动结束后3个月内向所在地同级国家档案馆移交。
承办前款所述重大活动的单位应当通知同级国家档案馆派专人进行录像、摄影。
第十四条有下列情形之一的，有关单位和个人应当做好档案收集工作，并通知当地档案行政管理部门，接受有关档案工作的指导和监督：
（一）行政区划变动的；
（二）机构设立、变更或者撤销的；
（三）组织实施重点建设项目（工程）和重大科学技术研究项目的；
（四）组织实施重大普查活动的；
（五）举办或者承办本行政区域内有重大影响活动的；
（六）发现重要、珍贵档案和资料的；
（七）发生其他重大事件的。
第十五条机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按下列规定将已规范化整理的档案和与档案有关的资料，齐全完整地移交给有关档案馆：
（一）列入设区市国家档案馆接收范围的档案，自形成之日起满10年向市档案馆移交；
（二）列入县级国家档案馆接收范围的档案，自形成之日起满5年向县（区）档案馆移交；
（三）列入专门档案馆接收范围的档案，自形成之日起6个月内向专门档案馆移交；
（四）列入部门档案馆或者企业事业单位档案馆接收范围的档案，自形成之日的次年6月底前向部门档案馆或者企业事业单位档案馆移交。
第十六条列入档案馆接收范围的档案，有下列特殊情况之一，需要提前或者延长移交期限的，应当经同级档案行政管理部门审查同意：
（一）专业性较强或者需要保密的档案，需要延长移交期限的；
（二）未到移交期限的档案，在保存单位自愿的前提下，需要提前移交期限的；
（三）已撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案，需要提前移交期限的；
（四）其它需要提前或延长移交期限的。
第十七条既是文物、图书资料又是档案的，档案馆可以与博物馆、图书馆、纪念馆等单位相互交换重复件、复制件或者目录，联合举办展览，共同编辑出版有关史料或者进行史料研究。
第十八条国有企业发生改制、拍卖、破产等资产与产权变动时，应当按照国家有关国有企业资产与产权变动档案处置的规定办理档案移交工作。
中外合资（合作）经营企业终止、解散后，档案交由原中方保存或者向当地国家档案馆移交。外资企业终止、解散后档案的处置，依照国家有关外资企业档案管理的规定办理。
第十九条市、县（区）、乡（镇、街）各类档案馆（室）应当建立健全科学的管理制度，使用符合国家标准的档案用品及装具。
第二十条属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，如不具备保管条件，可能导致档案不安全或者严重损毁的，档案行政管理部门应当督促档案保管者改善其保管条件，或者经协商后，向国家档案馆寄存、捐赠或者出卖。
第二十一条有下列情形之一的，市、县（区）各类档案馆可以按双方签订的合同的约定向社会开展有偿委托代管档案服务：
（一）列入各档案馆接收范围的机关、团体、企业事业单位保存的未到移交期限的档案需委托代管的；
（二）不属各档案馆接收范围的集体和个人所有的档案需委托代管的；
（三）国有企业资产与产权变动时，其档案需委托代管的；
（四）其他需要委托代管档案的。
第二十二条市、县（区）、乡（镇、街）各类档案馆（室）应当定期对档案进行鉴定，对失去保存价值的档案列出销毁清册，按照国家有关规定予以销毁。禁止擅自销毁档案。
第二十三条市、县（区）、乡（镇、街）各类档案馆（室）对保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须依照国家有关保密规定办理。
第二十四条禁止出卖属于国家所有的档案。
集体和个人所有的对国家和社会具有保存价值的档案，向国家档案馆以外的单位或者个人出卖、转让或赠送的，须经市、县（区）人民政府档案行政管理部门批准。
第二十五条国家所有的档案、集体和个人所有的对国家和社会具有保存价值的档案及其复制件，不得擅自携带、运输或者邮寄出境。

第四章档案的利用和公布

第二十六条市、县（区）国家档案馆保管的档案应当按《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定，分期分批地向社会开放，并同时公布开放档案的目录。
第二十七条市国家档案馆应当建立全市性的档案目录中心，县（区）国家档案馆应当定期向市目录中心报送档案资料目录，部门档案馆以及其他档案机构应当定期向同级国家档案馆报送档案资料目录，为档案利用者提供现代化的检索服务，并逐步实现档案信息资源共享。市、县（区）各类档案馆应当配备编研人员，加强档案的研究整理，采取各种形式开发档案信息资源，有计划地组织编辑出版档案材料，在不同的范围发行并提供社会利用。
第二十八条档案的利用是指对档案的阅览、复制和摘录。
需要利用机关、团体、企业事业单位和其他组织档案机构保存的尚未向档案馆移交的档案，须经档案保存单位的同意。
需要利用档案馆保存的已开放档案，应当持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明。
利用档案馆保存的未开放档案,须经保存该档案的档案馆同意，有下列情形之一的还须经同级人民政府档案行政管理部门审查同意：
（一）需要利用党委常委会议记录、政府常务会议记录、书记或者市（县、区）长办公会议记录等原始会议记录的；
（二）需要利用涉及党和国家重大问题、重大政治事件尚未作出结论的；
（三）需要利用涉及民族、宗教、统战、侨务工作中内定的方针、政策的；
（四）需要利用涉及行政区域之间边界问题、山林土地和矿产资源纠纷等问题的；
（五）需要利用涉及对外科技交流、经济合作、贸易往来中内部掌握的政策、策略及对具体事件的处理意见、方案的；
（六）需要利用涉及司法、监察、纪检及组织人事工作中对有关人员违纪违法的调查与具体审理情况的；
（七）除上述范围外，其他影响党和国家以及集体、他人合法利益的。
第二十九条任何单位或者个人利用档案，应当遵守有关规定，不得涂改、伪造、损毁、丢失档案；利用已经开放的档案不得侵犯他人的合法权益；利用涉及知识产权的档案，应当征得知识产权所有者的同意。
第三十条市、县（区）各类档案馆应当为社会利用档案创造便利条件，对提供社会利用的档案，可按国家和本省制定的收费标准收取费用。
第三十一条档案的公布是指通过《档案法实施办法》第二十三条规定的形式首次向社会公开档案的全部或者部分原文，或者档案记载的特定内容。
属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布。集体或者个人所有的档案，档案所有者有权公布，但应当遵守国家有关保密的规定，不得损害国家、社会、集体和其他公民的合法权益。
对寄存在档案馆的集体或者个人所有的档案，未经档案所有者同意，档案馆不得提供给他人利用和公布。

第五章保障措施

第三十二条市、县（区）人民政府应当按照档案馆藏量将档案事业经费纳入同级财政预算，保证发展档案事业所需经费。
第三十三条市、县（区）人民政府应当把地方国家档案馆建设纳入地方固定资产投资计划，解决库容饱和、档案保管不安全等问题。档案馆建筑应当符合国家规定的档案馆建筑设计规范要求。
第三十四条市、县（区）、乡（镇、街）各类档案馆（室）应当配置防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防有害生物的必要设施，并创造条件配备计算机、复印机等适应档案现代化管理需要的技术设备，逐步运用高新技术管理档案。
第三十五条档案专职人员应当具备档案管理以及相关专业知识，依法取得相应的档案技术职称。档案专职人员未受过档案专业知识教育的，须经市人民政府档案、人事行政管理部门培训合格，方可上岗。
机关、团体、企业事业单位和其他组织凡年形成档案数量达100卷或500件以上的，应当配备档案专职管理人员。乡（镇）人民政府和街道办事处可参照此标准配备档案管理人员。
第三十六条市、县（区）人民政府档案行政管理部门对机关、团体、企业事业单位档案工作实行年检制，且不得收取年检费。具体办法由市档案局另行制定。

第六章法律责任

第三十七条有下列行为之一的，由档案行政管理部门、行政监察部门或者其他主管部门责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分：
（一）将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的；
（二）拒不按照国家规定向国家档案馆移交档案的；
（三）不按照国家有关档案技术规范要求归档或者不集中统一管理档案的；
（四）违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的；
（五）不按照国家规定开放档案的；
（六）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
（七）档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的；
（八）档案专职工作人员未按规定取得培训合格证书上岗的；
（九）对已报损毁、丢失的档案未作及时认定的；
（十）不按本办法规定进行档案登记、统计和报送档案资料目录的；
（十一）不按本办法规定做好重大活动和重要（杰出）人物档案的收集、整理、移交工作以及承办重大活动不通知同级国家档案馆的；
（十二）对明知违反《档案法》的行为不制止并隐瞒不报的。
按照《条例》第三十七条规定，有前款第（一）项、第（六）项、第（七）项违法行为构成犯罪的,要依法追究刑事责任。
第三十八条国家档案馆库房属二级以上危房，或者有重大火灾隐患，或者档案保管条件恶劣，对档案安全保管构成严重威胁，同级人民政府应当采取整改措施而未采取整改措施，造成重大损失的，依法对同级人民政府主要负责人或者分管负责人给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第三十九条有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、行政监察部门或者其他主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；
（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）违反《档案法》第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的。
在利用档案馆的档案资料时，有上述第（一）项、第（二）项、第（三）项违法行为的,按照《条例》第三十九条第二款的规定，由档案行政管理部门给予警告，可以根据有关档案的价值和数量，对单位处以1万元以上10万元以下罚款，对直接责任人员处以500元以上5000元以下罚款；造成损失的，责令赔偿损失。
企业事业单位或者个人有上述第（四）项违法行为的，按照《条例》第三十九条第三款的规定，由档案行政管理部门给予警告，可以根据有关档案的价值和数量，对单位处以1万元以上10万元以下罚款，对直接责任人员处以500元以上5000元以下罚款；有违法所得的，没收其违法所得；并可以按照《档案法》第十六条的规定征购所出卖或者赠送的档案。

第七章附则

第四十条安源经济开发区应当按照本办法并参照国家档案局、国务院特区办、国家科委《开发区档案管理暂行规定》做好档案管理工作。
第四十一条本办法具体应用中的问题由市人民政府档案行政管理部门负责解释。
第四十二条本办法自2002年8月1日起施行。

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